El PLANNER es una instancia de reflexión, análisis, evaluación, integración y cuestionamiento en el seno de la agencia. Su proceso de análisis es algo más metodológico y más orientado a lo conceptual y abstracto. El creativo en cualquiera de los ámbitos comunicacionales sintetiza y explora las potencialidades de los lenguajes para superar las barreras o para construir unidades de persuasión y relación con sus audiencias.
Sin embargo el planear busca iluminar la atención y el foco de la organización creativa y sobre todo asegurar que el análisis y la reflexión de la información disponible se traduce en una clara noción de lo que queremos, podemos y vamos a decir.
En otro orden de cosas el planner también debe asegurar que se traducen correctamente los objetivos y perspectivas del cliente, traduciendo estrategias de negocio en estrategias de comunicación”.
EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
El proceso de enseñanza y de aprendizaje, atendiendo a lo establecido en el Currículo Básico Nacional - C.B.N y fundamentado en principios pedagógicos vigentes, se centra en la planificación de proyectos, con el objeto de dar respuestas y/o atender a las necesidades, intereses y problemas tanto de alumnos y docentes, como de la comunidad en general; asimismo a los fines y metas de cada institución y de la nación; garantizando de esta forma la generación verdaderos cambios sociales a favor de mejores condiciones de vida.
Análisis del Entorno
Toda organización nace y crece en función del logro de ciertos metas, las cuales obedecen a una visión, una misión y unos objetivos prefijados, que surgen del análisis, tanto de condiciones internas como externas de la organización y que a fin de cuentas determinarán la posibilidad de pronosticar asertivamente las acciones a tomar para garantizar el efectivo logro de los objetivos.
Medio Externo
Amenazas: Son situaciones o cambios negativos en el ambiente externo de la organización que pueden crear incertidumbre en el interior de la misma y representando obstáculos en el logro de sus objetivos.
Oportunidades: Son situaciones o cambios positivos en el ambiente externo de la organización que pueden llegar a ser beneficiosos a la misma, atendiendo a la imagen y trascendencia de ésta en comparación con otras organizaciones.
Medio Interno
Fortalezas Situaciones y/o factores internos que determinan e influencian los cambios positivos, que se puedan suscitar en el seno de la organización, cabe destacar que la principal fortaleza de toda organización o proyecto, lo constituye su recurso humano.
Debilidades: Situaciones y/o factores internos que determinan e influencian los cambios negativos, que se puedan suscitar en el seno de la organización, al igual que en las fortalezas este tiene que ver con el recurso humano, mas específicamente con los beneficios recibidos por estos, y mas allá con los recursos financieros necesarios para el logro de las metas.
INTRODUCCIÓN AL DIAGRAMA DE GANTT
El diagrama de GANTT es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917.
Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto.
Este tipo de modelo es particularmente fácil de implementar con una simple hoja de cálculo, pero también existen herramientas especializadas, la más conocida es Microsoft Project. También existen equivalentes de este tipo de software que son gratis.
Cómo crear un diagrama de GANTT
En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una línea, mientras que las columnas representan los días, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.
Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flecha qué desciende de las tareas más importantes hacia las tareas menos importantes. La tarea menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la más importante.
A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa hasta llegar al grado de finalización. Así, es posible obtener una visión general del progreso del proyecto rastreando una línea vertical a través de las tareas en el nivel de la fecha actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta línea; las tareas que aún no se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se están llevando a cabo atraviesan la línea. Si la línea está cubierta en
GESTIÓN DE CALENDARIOS
Para gestionar el calendario de una edición acceda a la sección “Ediciones”, busque el curso correspondiente y pulse sobre él para elegir la edición con la que vaya a trabajar. Sobre dicha edición pulse con el botón secundario del ratón y escoja la opción “Calendario”. En el panel de la derecha se desplegará una interfaz sobre la que creará el calendario de una manera cómoda e intuitiva.
Nota: en la versión actual de aforos el módulo de calendarios sólo se puede gestionar utilizando el navegador web Internet Explorer, esperamos corregir esto en próximas versiones.
El concepto clave para trabajar con el sistema de calendario de Aforos es el de bloque, un bloque representa una sucesión de días o incluso de meses que tienen el mismo horario. La mayoría de las veces podrá definir el calendario de la edición con un solo bloque.
Supongamos que su edición se va a celebrar del 26 al 29 de Noviembre de 5 a 8 de la tarde, veamos como quedaría definido el calendario, va a necesitar un solo bloque.
Marque el año, el mes y los días que necesite, estos se irán coloreando de rojo, puede volver a desmarcar si se equivoca. Luego pulse en la hora de comienzo y la hora de fin, indique AM si el curso es de mañana o PM si es de tarde. Si el curso no empieza o termina a una hora exacta puede indicar los minutos en el casillero que hay más a la derecha
Cuando termine pulse en añadir y todo quedará almacenado en el bloque 1. Si quiere volver a ver los datos haga doble clic sobre el nombre del bloque, puede introducir modificaciones y salvarlas con “Modificar”.
El usuario final vería en la ficha técnica del curso la siguiente información:
Si el curso tuviera un horario distinto algún día esto habría que introducirlo en un bloque distinto. Si todos los días el horario fuera distinto habría que añadir tantos bloques como días tiene el curso aunque esta situación no suele darse en la práctica.
Piense en cualquier caso que todo este proceso queda oculto al usuario final, el cual sólo tendrá a la vista un horario bien detallado.
En la siguiente imagen va a ver un horario tal como lo vería el usuario final, luego lo codificaremos en nuestro sistema de calendario.
Quedaría codificado con dos bloques de la siguiente manera:
Si la edición abarca más de un mes podemos definir el calendario de dos formas distintas si es más o menos regular, por ejemplo si las sesiones son los lunes y los miércoles o la primer y segunda semana de cada mes, etc.
Si la distribución de las sesiones es más irregular tendremos que utilizar más bloques, en este caso nos puede ser de utilidad el botón “Duplicar” que hay junto a los bloques. Duplicamos un bloque que se parezca al que estamos creando, hacemos los cambios y pulsamos “Añadir”.
ASIGNACIÓN DE TAREAS
¿En qué consiste?
El éxito de un sistema va a depender de una reparto efectivo de tareas entre dicho sistema y los usuarios del mismo. Se necesitará, pues, considerar diferentes opciones en la asignación de tareas antes de especificar una frontera bien definida del sistema.
Se han de establecer, además, una variedad de opciones para identificar una división óptima de la labor a realizar, para asegurar la satisfacción en el trabajo, así como una operatividad eficiente en el proceso de trabajo. Esta aproximación va a ser más útil para sistemas que afectan a procesos de trabajo completo y no sólo a productos individuales o productos monotarea.
¿Cómo lo llevo a cabo?
Hay que identificar cada tarea o proceso de trabajo y, en particular, aquellos para los que sería posible plantear una asignación de tareas distinta. Se dibuja, entonces, un diagrama de flujo para cada tarea para mostrar la disgregación de la misma entre usuarios y sistemas y subsistemas, así como las interacciones entre los mismos.
Resulta recomendable generar al menos dos opciones para el reparto y comentar las implicaciones de la satisfacción en el trabajo y la eficiencia en el mismo para cada una de las opciones. Así también se estimulará la discusión entre el equipo de diseño y los usuarios. A partir de ahí se seleccionará la alternativa que resulte más aceptable para el usuario cliente o se procederá a generar nuevas opciones si es preciso.
No conviene emplear demasiado tiempo generando diagramas de flujo. Simples esquemas sobre las posibles asignaciones va a ser más que suficiente.
PARA ENLAZAR UNA TAREA A LA SELECCIÓN ACTUAL
1. Si la ventana TimeLiner aún no está abierta, haga clic en la ficha Inicio grupo
Herramientas
TimeLiner.
2. Seleccione los objetos deseados de la geometría en la vista de escena o en el Árbol de selección.
3. En la ventana TimeLiner, ficha Tareas, seleccione la tarea correspondiente y haga clic en Enlazar Enlazar selección actual.
Para enlazar una tarea a un conjunto de selección o de búsqueda
1. Si la ventana TimeLiner aún no está abierta, haga clic en la ficha Inicio grupo
Herramientas
TimeLiner.
2. En la ventana TimeLiner, ficha Tareas, haga clic con el botón derecho en la tarea correspondiente, haga clic en Enlazar conjunto y haga clic en el conjunto de selección o de búsqueda correspondiente.
Para enlazar una tarea a la búsqueda actual
1. Si la ventana TimeLiner aún no está abierta, haga clic en la ficha Inicio grupo
Herramientas
TimeLiner.
2. Realice la búsqueda que desee en la ventana anclable Buscar elementos.
3. En la ventana TimeLiner, en la ficha Tareas, seleccione la tarea correspondiente y haga clic en Enlazar En lazar selección actual.
Para enlazar varias tareas a un conjunto de selección o de búsqueda
1. Si la ventana TimeLiner aún no está abierta, haga clic en la ficha Inicio grupo
Herramientas
2. En la ventana TimeLiner, en la ficha Tareas, mantenga pulsadas las teclas CTRL o MAYÚS para seleccionar las tareas correspondientes.
3. Haga clic con el botón derecho en las tareas seleccionadas, haga clic en Enlazar conjunto y, a continuación, haga clic en el conjunto de selección o de búsqueda correspondiente.
Para enlazar varias tareas a la selección actual
1. Si la ventana TimeLiner aún no está abierta, haga clic en la ficha Inicio grupo Herramientas TimeLiner.
2. Seleccione los objetos deseados de la geometría en la vista de escena o en el Árbol de selección.
3. En la ventana TimeLiner, en la ficha Tareas, mantenga pulsadas las teclas CTRL o MAYÚS para seleccionar las tareas correspondientes.
4. Haga clic en Enlazar Enlazar selección actual.
Consejo Si necesita añadir más elementos a una tarea ya enlazada, haga clic en Enlazar Anexar selección actual; de lo contrario, se modificarán los enlaces que se hayan definido previamente en la tarea. Si ha cometido un error, seleccione la tarea y, a continuación, haga clic en Anular enlace.
GESTIÓN DE RECURSO
Previamente repasaremos la opciones de manejar recursos en un proyecto cualquiera, recordemos que existen 3 tipos de recursos: los de mano de obra (propia), equipos y materiales, y subcontratos. Los de mano de obra pueden ser ingresados como un recurso individual de mano de obra, por ejemplo podemos ingresar un recurso a una actividad como un pintor por ejemplo o un jornal y manejar el costo individual del recurso, o podemos ingresar la cuadrilla completa y calcular el costo promedio de la cuadrilla. El primer método calcula de forma más exacta los resultados de nuestro análisis pero vuelve engorroso el ingreso de datos de programación dado la gran cantidad de datos de recursos que hay que asignar a las actividades.
Los equipos y materiales se recomiendan agruparlos en paquetes para no complejizar el análisis de la información..
El subcontrato se recomienda manejarlo como un recursos que no dispone de Horas
Hombres pues éstas HH las maneja el propio subcontratista, sólo asignarle un costo